Datenschutzerklärung
für den AP Performance FileService
Stand: 16. August 2026
1. Verantwortlicher
Adem Pehlivan · AP Performance
Brockskampweg 7A
45889 Gelsenkirchen
Deutschland
E-Mail: ap_performance2022@outlook.com
Telefon: 0176 83165056
2. Allgemeine Hinweise
Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten im AP Performance FileService. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.
Die Bereitstellung gesetzlich oder vertraglich erforderlicher Daten ist für Registrierung, Rechnung, Zahlung und Auftragsabwicklung notwendig. Ohne diese Daten können Kundenkonto, AP-Credit-Kauf oder FileService-Auftrag gegebenenfalls nicht bereitgestellt werden.
3. Kundenkonto und E-Mail-Bestätigung
Verarbeitet werden insbesondere E-Mail-Adresse, technisch erzeugter Benutzername, Passwort in gehashter Form, Kundennummer, Registrierungs- und Bestätigungsstatus, Zeitpunkt der Bestätigung sowie Rechnungsname, Firma, Anschrift, Land und gegebenenfalls USt-IdNr.
Zwecke sind Einrichtung und Schutz des Kundenkontos, Identitäts- und E-Mail-Bestätigung, Kommunikation, Vertragsverwaltung und Rechnungserstellung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO (gesetzliche Pflichten) und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb und Missbrauchsschutz).
4. Aufträge, Fahrzeug- und Dateidaten
Bei einem Auftrag werden je nach Eingabe Fahrzeugmarke, Modell, Generation, Variante, Baujahr, Motorisierung, Motorcode, Leistung, Kraftstoff, Getriebe, ECU/TCU, Hardware-/Software-ID, VIN, Auslesesoftware, Auslesegerät, Auslesemethode, Master-/Slave-Angabe, ausgewählte Leistungen, Notizen, AP-Credit-Verbrauch, Status, Originaldatei und bearbeitete Datei verarbeitet.
Die Daten dienen der technischen Prüfung und Durchführung des Auftrags, geschützten Bereitstellung, Dokumentation, Reklamationsbearbeitung und IT-Sicherheit. Rechtsgrundlage ist überwiegend Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; Sicherheitsprotokolle können auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruhen.
Bitte keine unnötigen personenbezogenen Daten in Dateinamen oder Notizen eintragen. Die VIN wird nur verarbeitet, soweit sie für Zuordnung und Leistung erforderlich ist.
5. Freiwillige VIN-Abfrage bei NHTSA vPIC
Wenn der Nutzer ausdrücklich „VIN-Daten übernehmen“ auswählt, wird die eingegebene VIN an den öffentlichen Vehicle Product Information Catalog (vPIC) der US-amerikanischen National Highway Traffic Safety Administration (NHTSA) übertragen. Dabei können zusätzlich IP-Adresse, Zeitpunkt und technische Verbindungsdaten verarbeitet werden. Die Funktion ist freiwillig; Fahrzeugdaten können manuell eingegeben werden.
Bei einer Übermittlung in die USA können andere Datenschutzstandards gelten. Vor Aktivierung der Funktion muss der Betreiber prüfen und dokumentieren, auf welcher Übermittlungsgrundlage die Nutzung im konkreten Betrieb erfolgt. Ist diese Prüfung nicht abgeschlossen, sollte die VIN-Abfrage im WordPress-Backend deaktiviert bleiben.
6. Mollie-SEPA-Zahlungen
Für AP-Credit-Käufe wird der Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, eingesetzt. Zur Erstellung, Bereitstellung und Bestätigung einer SEPA-Banküberweisung verarbeitet AP Performance insbesondere E-Mail-Adresse, Kundennummer, interne Transaktionsnummer, AP-Credit-Menge, Betrag, Währung, Mollie-Payment-ID, Zahlungsreferenz und Zahlungsstatus. Mollie verarbeitet Zahlungsdaten im Rahmen seiner gesetzlichen und vertraglichen Aufgaben als Zahlungsdienstleister.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (Zahlungsabwicklung) und Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO (Steuer- und Handelsrecht). Informationen von Mollie: https://www.mollie.com/legal/privacy
7. Rechnungen und AP-Credit-Buchungen
Verarbeitet werden Rechnungs- und Kundennummer, Empfänger- und Steuerdaten, Leistungs- beziehungsweise Zahlungsdatum, AP-Credit-Menge, Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag, Zahlungsreferenz, Nummernänderungshistorie und Status. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung sowie zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO.
8. Tickets und Kommunikation
Für ein Reklamationsticket werden Auftrag, Ticketnummer, Betreff, Nachricht, Priorität, Status, Zeitpunkte und freiwillige Anhänge verarbeitet. Zweck ist die Bearbeitung der Reklamation und Vertragskommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; die Abwehr oder Durchsetzung von Ansprüchen kann zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruhen.
E-Mails können über den vom Betreiber eingerichteten Maildienst, derzeit gegebenenfalls Microsoft Outlook, versendet werden. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff, Nachricht und technische Zustelldaten verarbeitet. Informationen von Microsoft: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement
9. Hosting, Protokolldaten und Empfänger
Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hostinganbieter typischerweise IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser, Betriebssystem, HTTP-Status und übertragene Datenmenge. Dies ist für sichere Auslieferung, Fehleranalyse und Angriffserkennung erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.
Empfänger oder Auftragsverarbeiter können insbesondere Hosting- und IT-Dienstleister, E-Mail-Dienstleister, Mollie, beteiligte Kreditinstitute, Steuerberatung, Finanzverwaltung sowie Behörden oder Gerichte bei gesetzlicher Pflicht sein. Daten werden nicht zu Werbezwecken verkauft.
Vor Veröffentlichung ergänzen: Name, Anschrift und Datenschutzhinweis des tatsächlich eingesetzten Hosting- und E-Mail-Anbieters sowie etwaige Auftragsverarbeiter und Drittlandgarantien.
10. Cookies und lokale Speicherung
Das Portal verwendet technisch notwendige Anmelde-, Sitzungs-, Sicherheits- und Zahlungsstatus-Funktionen. Soweit Informationen auf dem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, geschieht dies ohne Einwilligung nur, wenn es für den ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist. Für nicht notwendige Analyse-, Marketing- oder Komforttechnologien wird vorab eine wirksame Einwilligung eingeholt.
11. Speicherdauer
Konto- und Vertragsdaten werden während der Vertragsbeziehung gespeichert. Rechnungs-, Buchungs- und steuerrelevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Auftragsdateien, Tickets und technische Protokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Vertrag, Gewährleistung, IT-Sicherheit und Rechtsverteidigung erforderlich ist; anschließend werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Pflicht oder ein Rechtsanspruch entgegensteht.
Der Betreiber muss vor Veröffentlichung konkrete Löschfristen festlegen, zum Beispiel für Original-/Ergebnisdateien, geschlossene Tickets, abgelaufene Bestätigungslinks, Sicherheitslogs und inaktive Konten, und diese mit Backup-Löschzyklen abstimmen.
12. Sicherheit
Dateien werden außerhalb der regulären öffentlichen Medienbibliothek in einem geschützten Verzeichnis gespeichert und nur über berechtigungsgeprüfte Downloads ausgeliefert. Verbindungen sollen ausschließlich über HTTPS erfolgen. Zugriff, Updates, Backups, Schadsoftware-Schutz und Rollenberechtigungen sind regelmäßig zu prüfen.
Rechnungen und freigegebene Leistungsnachweise können per E-Mail über einen kryptografisch signierten Direktlink bereitgestellt werden. Der Link ist wie ein vertrauliches Dokument zu behandeln und darf nicht weitergegeben werden. Bei einem vermuteten Missbrauch ist AP Performance unverzüglich zu informieren; der Betreiber kann den Link durch Änderung des Sicherheitsschlüssels ungültig machen.
13. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Anfragen können an ap_performance2022@outlook.com gerichtet werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Für Nordrhein-Westfalen ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig: https://www.ldi.nrw.de/
14. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen
Für Registrierung, Zahlung, Auftrag und Rechnung gekennzeichnete Pflichtangaben sind vertraglich erforderlich. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung findet nicht statt. Automatische Sicherheits- oder Plausibilitätsprüfungen können Transaktionen oder Uploads vorläufig stoppen; eine Klärung durch AP Performance bleibt möglich.
15. Änderungen
Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Maßgeblich ist die im Portal veröffentlichte Fassung.
Hinweis: Vor Veröffentlichung müssen insbesondere Hostinganbieter, E-Mail-Versand, Backup-Standorte, tatsächliche Löschfristen, mögliche Drittlandübermittlungen und alle zusätzlich installierten WordPress-Plugins geprüft und ergänzt werden. Diese Vorlage ersetzt keine individuelle anwaltliche Datenschutzprüfung.
